从「表格靠邮件来回传」
到「多人实时协同」

这是一家深耕工程机械制造领域的企业，业务快速增长，员工规模过万，并具备高新技术企业资质与完善的研发体系。当业务一路向前，老旧的 Windows 文件服务器却成了瓶颈——存储空间见底、部门间协同靠手工传递、数据还暴露在勒索病毒的威胁之下。一次有针对性的存储升级，把这三道坎逐一解开。

01困局：存储告急、表格靠邮件、数据怕病毒

业务扩张带来文件量激增，原有的文件服务器存储空间已捉襟见肘，急需添置新设备集中承载办公文件。更棘手的是协同方式：在仓库管理等流程中，员工需要共用同一张表格记录、整理数据，原先只能靠邮件附件来回发送、下载后各自修改，既繁琐又耗时。与此同时，面对勒索病毒等威胁，如何保障办公数据不被攻陷，也是悬在 IT 部门心头的一件大事。

存储不足、协同低效、安全堪忧——三道坎，卡住了一家制造企业的数据管理效率。

02破局：一台 RS3618xs，给数据管理换了「新引擎」

企业购入 群晖 RS3618xs，配置 12 块 16TB 硬盘、组成 RAID 6 阵列，提供可容忍 2 块硬盘故障的约 145TB 存储空间，作为全新的集中文件服务器。三路并进，把数据主导权重新握回手中：

第一步，平滑迁移、集中存储。管理员将群晖加入公司 AD 域，并把原 Windows 文件服务器数据整体迁移。得益于群晖支持 Windows ACL 权限，迁移后员工用原有账号即可继续访问文件、权限保持不变，省去重新配置的时间与人力，也规避了权限重置中的潜在失误。部署完成后，财务、采购等同事像从前一样通过 SMB 协议在本地直接访问共享文件夹；管理员还启用了回收站，误删文件随时可找回，配合详细的 SMB 日志记录，文件的移动、删除等历史操作均可审计追溯。

第二步，协同办公、打通壁垒。针对仓库日常的表格协同需求，IT 管理员部署了群晖 Office 表格方案：仓库人员创建并编辑表格，再将链接分享给内网同事，多人可同时录入与修改，团队效率显著提升。为防止误改，管理员常设置表格受保护区域，限定同事仅能编辑指定区域；所有单元格的改动内容与相关人员信息都可详细追踪。记录完成后，还能用数据透视表分析趋势，并下载为 .xlsx 与本地 Excel 无缝整合。

第三步，防范勒索、筑牢安全屋。为重点共享文件夹设置计划快照，可随时快速还原到此前时间点；即便遭遇勒索病毒或数据损坏，管理员简单操作即可将文件夹还原至快照时刻。此外，IT 部门还实施 IP 封锁与双重登录验证，及时阻断不可信来源访问，显著提升了系统安全性。

03成效：145TB 集中存储，协同与安全同步到位

「在自主研发、锻造新质生产力的潮流下，群晖帮我们应对了随之而来的数据存储与管理挑战。部署 RS3618xs 后，我们不仅实现了无缝数据迁移和集中存储，还通过协同编辑表格方案让仓库管理更高效；计划快照、IP 封锁和双重登录验证，确保了办公数据始终处于保护之下。」  —— 该企业 IT 部门 负责人

04如果您的企业也面临这些，这套方案能帮上忙